为什么巨额投入的办公场所难以产生理想效果？评估方法值得反思

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Jun 16, 2023 10:16 AM

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上周，在上海一场办公场所论坛活动中结识了一家总部位于广州的企业行政负责人。

通过与这位行政负责人的短暂交流，了解到他们的新公司总部由全球知名建筑事务所设计，并选用了美国三大的办公家具服务商。然而，搬入新总部后，许多精心设计的空间和区域的利用率并不高，员工们并没有按照设计与家具解决方案供应商预设的剧本使用这些空间，而这也成了困扰这位行政负责人的一个难题。

在众多服务商的灵活办公理念包装下，最终办公场所启用后出现这一情况并不罕见，这甚至是众多企业在进行办公场所转型时会普遍遇到的问题。这次短暂的交流，让我联想到在办公场所设计中一个极其重要但却很少被实施的一个阶段—办公场所设计的评估。

如何评估以及用什么方法评估办公场所的设计，反映了企业或者组织对于工作场所理念的认识，即：工作场所是什么、可以是什么和应该是什么。

工作场所评估的重要性体现在两个方面：

首先，对比了解办公场所发展理念的变化。评估方法反映了组织和社会对于"工作场所"的当前关注和思考方式，过去和现在评估工作场所的思想为我们提供了关于工作场所的变化观念。同时，它们也揭示了工作场所如何融入更广泛社会背景的见解。

其次，反映对工作场所的理解。工作场所评估的重要性在于评估方法本身可以改变社会与组织对于被测量对象的认知。因此，企业如何设计工作场所评估指标反映了企业如何理解工作场所。而不同的历史时期、企业发展阶段和组织文化也影响着评估指标的形成。

不同时期评估原则的变化《中国高速成长型企业办公环境基础研究报告》

我们应该意识到，工作场所设计不是个一次性的项目，而是一个持续的过程，需要定期评估和改进。一个精心设计的工作场所可以提高员工的生产力、参与度、幸福感和创造力，并反映你的组织文化和价值观。但是，你如何衡量你的工作场所设计对这些方面的影响，以及你如何根据反馈和数据做出调整？或许这里有一些提示可以帮助你评估和改进你的工作场所设计。

明确评估目标与目的：

不同的评估方法可能有不同的目的和目标。

某些方法可能更关注员工的福祉，而其他方法可能更注重生产力和协作。在选择评估方法时，确保其目标与您企业的目标和优先事项相一致。

在你开始设计或重新设计你的工作场所之前，你需要确定你想要通过怎样的工作模式实现什么？以及你将如何衡量它。例如，你想改善合作、创新、多样性或可持续性等等。

评估方法和工具：

评估方法所使用的方法和工具也各不相同，比如：

评估方法的可靠性和有效性对于得出准确和有意义的结果至关重要。工作场所设计评估方法的灵活性也是需要考虑的因素。选择能够根据您企业的独特环境、文化和具体工作场所设计要求进行定制的方法。灵活性意味着评估方法能够适应不断变化的需求和不断发展的工作环境。

衡量标准和指标：

确定用于评估工作场所设计的衡量标准和指标，需要明确它们是否与组织的需求相关。常见的衡量标准包括员工满意度、参与度、生产力、缺勤率、健康指标、空间总量、空间利用率/占用率以及可持续等。

用户参与：

用户参与是评估方法的一个关键因素。

你的员工是你工作场所设计的终端用户，所以他们的意见和反馈对于创造一个满足他们需求和喜好的空间是至关重要的。你可以让你的员工参与到设计过程的不同阶段，例如共同创造、测试或审查解决方案。你也可以为持续的沟通和反馈创造渠道，例如论坛或焦点小组。通过让你的员工参与进来，你可以提高他们对工作场所设计的参与度、所有权和满意度。

数据分析和报告：

评估方法如何处理数据分析和报告也是需要考虑的因素。

选择能够提供清晰且可行的见解的方法，对收集到的数据进行统计和分析，以揭示潜在的模式、趋势和关联性。使用统计方法和数据可视化工具，如图表、图形和统计指标，帮助理解数据的含义和结果。

将数据分析的结果进行解释和说明，以便相关人员理解评估的发现和结论。解释可以包括对数据趋势、关键发现和变化的解释，以及它们对办公场所设计的影响。

根据数据分析的结果，提供具体的建议和改进措施，以优化办公场所设计和提升员工福祉和工作效率。这些建议可以包括空间布局调整、设备更新、环境改善等方面的建议。

全面的报告和可视化可以帮助您更好地理解评估结果，并为决策提供有力支持。

拥抱多样性和包容性：

你的工作场所设计应该反映并支持你的员工和客户的多样性和包容性。

这意味着创造一个对不同背景、能力、身份和观点的人来说都是无障碍、舒适和被尊重的空间。你可以使用各种策略来促进工作场所设计的多样性和包容性，例如提供灵活和适应性强的空间，纳入文化和个人元素，或庆祝成就和故事。

紧跟趋势和最佳实践：

工作场所设计是不断发展的，并受到新趋势和最佳做法的影响。

你应该密切关注你的行业和其他行业正在发生的事情，并从别人的成功和失败中学习。你也可以将你的工作场所设计与你的竞争对手或同行进行比较，并找出差距和改进的机会。你可以利用行业报告、案例研究、网络文章、论坛等来源来保持更新和启发。

实验和迭代：

工作场所设计不是一个静态或固定的实体，而是一个动态和灵活的实体。

你应该愿意尝试新的想法和解决方案，并在现实生活中测试它们。你还应该准备好根据结果和反馈来迭代和完善你的解决方案。你可以使用原型设计、试点或A/B测试等方法来实验和迭代你的工作场所设计。

例如：Google在疫情后的办公室设计实验，并将实验的成果运用到了新建造的办公园区之中。

需求外部支持：

有时，你可能需要外部支持来评估和改进你的工作场所设计。

你可能缺乏时间、资源、专业知识或视角来自己做这件事。你可以从各种渠道寻求外部支持，如顾问、设计师、研究人员或教练。他们可以在设计过程的不同方面帮助你，如进行评估，提供建议，促进研讨会，或实施变革。

你也可以从你的合作伙伴、客户或利益相关者那里寻求外部支持，他们可以提供宝贵的见解、反馈或资源。

成本与资源：

评估方法的成本和资源需求也是考虑的因素。

确保所选方法与您企业的预算和可用资源相一致。评估方法不应给您的企业带来过大的负担，而是应当提供可持续的效益。

评估方法的长期影响是另一个需要考虑的因素。选择能够促进工作场所设计持续改进和监测的方法。寻找那些不仅能提供一次性评估结果，而且能够支持迭代设计过程的方法。

选择适合您企业的工作场所设计评估方法是一项关键任务。综合考虑目的和目标、方法和工具、衡量标准和指标、灵活性和适应性、用户参与、数据分析和报告等因素，您将能够找到最适合自己企业的路径。通过有效的工作场所设计评估，不仅可以强化管理者以及员工对办公场所价值与理念的理解，也是办公场所提升管理者绩效，促进办公场所成功的重要环节。

对于办公场所设计评估，你有什么建议？

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